Ведение кадрового учета должно быть организовано во всех организациях. В данном случае не учитывается, какая форма собственности установлена, чем занимается компания и сколько человек в ней работает. Чтобы учет был грамотным и квалифицированным специалистам, отвечающим за это направление, нужно иметь знания трудового права.

Понятие

Кадровый учет понимается как деятельность, регламентированная законами. Направлена она на регистрацию, учет и отслеживание передвижений работников по компании. Кадровая деятельность предполагает, что оформляется принятие гражданина на работу, расторжение с ним трудовых отношений. Кроме того, сюда относятся перемещения между филиалами организации и повышения по службе.

Специалисты, отвечающие за учет кадров, должны вести документацию относительно нахождения работников компании в филиалах и на больничном, составлять табеля, отражающие продолжительность длительности работы и отдыха. Кадровики отвечают за организацию воинского учета среди работников и регулирование отношений в сфере труда. На кадровый отдел возложены обязанности по созданию различной документации, касающейся работы конкретного гражданина.

Все бумаги должны быть оформлены согласно установленным правилам. Часть норм имеет унифицированное значение. Другие положения разработаны организацией самостоятельно. Если учет организован правильно – так получится решить многие вопросы на фирме.

Документы

Для всех предприятий является обязательным наличие учредительной документации. Это связано с тем, что внутренние акты разрабатываются на основании таких бумаг. Аналогичные правила установлены в отношении разработки документов по учету персонала. Трудовой закон указывает, что руководство компании несет обязанность по созданию и утверждению документации, которая связана с получением вознаграждения за труд. Создать требуется документы, предусматривающие организацию работы.

Правила внутреннего распорядка нельзя убирать изо внимания. Это правило относится и к расписаниям штата, графикам отдыха сотрудников. Все документы можно поделить на пару групп:

• акты, касающиеся штата компании;
• бумаги, регулирующие управление сотрудниками.

В первом случае документы затрагивают отдельного сотрудника. В том числе, это личные карты каждого работника, приказ о его назначении и прочее. Бумаги управляющего значения представлены отчетностью, отражающей число сотрудников, правилами внутреннего распорядка и т.д.

Отдел кадров обязан хранить все заявления, написанные сотрудниками, равно как и докладные, объяснительные и иные бумаги. Эти документы рассматриваются в качестве основания для вынесения того или иного приказа. Некоторые документы имеют обязательное значение. К примеру, это те, что связываются с начислением зарплаты или расчетами. Форма этих актов утверждается руководством организации.

Чтобы сдать отчетность, не потребуется куда-то ходить. Сейчас разработана онлайн система по приема отчетов. В ПФР можно отправить отчет по электронной почте. Особенно это удобно для организаций, где много сотрудников. Предварительная проверка может проводиться кадровым отделом компании самостоятельно. Это происходит при использовании системы ЧекПФР.

Как вести?

Делопроизводство в отношении кадров организации имеет несколько направлений. Они представлены:

• изначально формируются личные дела и карты на каждого сотрудника;
• ведут журналы или книги, чтобы учитывать документацию;
• создаются дела, имеющие кадровую или номенклатурную направленность;
• работа с дополнительными бумагами.

Личные карты имеют форму Т-2. Они также, как и личное дело, должны быть оформлены для каждого человека, кто официально трудится в компании. В отдельный пакет собирают откопированные документы на работника, печатают приказы и копии трудовой, в конце должна быть опись.

Есть журналы или книги, которые обязательны к оформлению. В первую очередь, это книга, где учитываются все трудовые книжки или бланки. В журналах отмечают выданные удостоверения, которыми пользуются сотрудники в отпуске.

Для разных приказов и трудовых соглашений разработан отдельный журнал. Предусматривается, что в этих актах страницы должны быть пронумерованы. Потребуется прошнуровать журнал, для скрепления использовать печать.

Приказы и иные разновидности кадровых актов требуется складывать в отдельную папку. Кадровые дела включают в себя определенные документы. В первую очередь, это приказы, изданные в отношении личного состава организации. В частности, отражается куда и когда переместился человек, чем его поощрили или наказали. Прописать нужно время нахождения в отпуске и разновидность такого отпуска, длительность командировки.

Нормативные документы компании также подлежат включению в дела. В том числе, это разные инструкции или положения. В некоторых ситуациях дела заводят с целью ведения деловой переписки. Если сотруднику отдела кадров будет удобно – он может скомплектовать в одно дело расписание работы штата и график отпуска. Кроме того, здесь же могут отражаться дежурства, если таковые есть в компании.

Когда дела готовы – им начинают присваивать номенклатурные номера. В таком случае необходимо учитывать порядок, которые принят в общем делопроизводстве. Для работников кадрового отдела в качестве дополнительных обязанностей предусматривается создание факультативной документации. К такой относится должностная инструкция или положение, отражающее регулирование деятельности сотрудников и прочее.