Каковы правила написания служебной записки, образец её написания

Этот документ является частью документооборота внутри фирмы. Использование служебной записки даёт возможность повысить эффективность взаимодействия между различными подразделениями. С помощью такого рода документов, где это допустимо, можно решать текущие проблемы без сложных и громоздких процедур.

Для чего нужно писать служебную записку

Этот документ имеет справочно-информационный характер. Его применяют в том случае, если существуют вопросы, решение которых зависит от других подразделений фирмы или отдельных сотрудников.

Этот документ отличается от докладной записки тем, что служит для работы со структурными подразделениями одного уровня, в то время, как последняя предназначена для доклада руководству.

Основной функцией является информирование об имеющих место проблемах, предложениях по их решению. Служебная записка не носит характера приказа, она эффективна в тех случаях, когда обе стороны согласны с предложенным решением, выполнение которого относится к их компетенции.

Кроме своих прямых задач, в некоторых случаях они могут выполнять дополнительные функции. Например, если требуется документально зафиксировать некий факт без сложных бюрократических процедур. Также они могут быть полезны, давая документальное основание для тех действий, с которыми все согласны, но не имеют другого способа их оформить.

Служебная записка может использоваться в том случае, когда специалист зафиксировал проблему, за которую он должен отвечать, но самостоятельно решить вопрос не имеет возможности. Наличие такого документа является доказательством того, что он свои служебные обязанности выполнил и, хотя исправить ситуацию не смог, обратился за помощью к специалистам вовремя.

Как составить: правила оформления

Этот документ может иметь произвольную форму и для него нет стандартного бланка. Однако на практике сформировались правила, согласно которым составляют такого рода документы.

Для того, чтобы оформить служебную записку, нужно в её тексте употребить следующие реквизиты:

  1. В начале текста принято указывать, от кого и кому предназначается эта служебная записка. При этом должность и фамилия получателя документа пишутся в дательном падеже.
  2. Указывают наименование документа. В данном случае речь идёт о служебной записке.
  3. Далее нужно отметить дату, номер и место оформления этого документа.
  4. Теперь нужно сформулировать тему записки.
  5. Далее должен следовать текст данного документа. Обычно здесь сначала излагаются факты, которые имеют отношение к делу. Затем формулируется просьба к адресату служебной записки.
  6. В конце текста документа должна быть указана должность его автора, подпись и её расшифровка.

Важно заметить, что такие документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде. При этом можно достигнуть большей степени оперативности.

В электронном виде служебная записка составляется по таким же правилам, как и бумажная. Однако, небольшая разница всё же существует. Поскольку данный документ фактически представляет собой электронное письмо, в нём нет необходимости указывать адресат обращения внутри текста.

Например, в строке «кому» можно указать фамилию, имя и отчество получателя, а в «тема» его должность и подразделение. Кроме этого, в большинстве случаев при отправлении письма есть возможность вставлять подпись в автоматическом режиме.

При отправке электронного письма рекомендуется запрашивать подтверждение того, что данное письмо было получено адресатом. Это важно для того, чтобы впоследствии можно было бы подтвердить факт отправки.

Пример составления служебной записки

Вот пример того, как может быть составлен такой документ.

Аналогичным образом составляются служебные записки в других случаях.

Когда применяется

Сфера применения рассматриваемого типа документов очень широка. Однако можно перечислить основные ситуации, когда часто используются служебные записки:

  1. В том случае, когда были зафиксированы нарушения, которые имеют непредвиденный характер. В этом случае документ позволяет вовремя зафиксировать факты и обратиться за помощью в решении возникших проблем.
  2. В тех случаях, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы руководство фирмы приняло меры. Примером такой ситуации может быть внезапная нехватка финансирования при работе над проектом.
  3. Если сотрудник не явился на работу или нарушил дисциплину, данный факт может найти своё отражение в оформлении служебной записки.
  4. Когда начальник подразделения предлагает определённым образом распределить премии среди его сотрудников.
  5. В ситуации, когда неожиданно возникает необходимость в том, чтобы вмешался начальник.

Это не полный список таких ситуаций. Использование служебных записок имеет важную особенность, которая состоит в том, что документ используется для информирования и обычно не вынуждает получателя к немедленным конкретным действиям.

Заключение

Служебная записка представляет собой важную часть документооборота внутри организации. Она позволяет осуществлять взаимодействие между подразделения напрямую в соответствии с их служебными обязанностями.

В этом видео вы узнаете о том, как писать деловые письма:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Обсуждение: 9 комментариев
  1. Аватар5master5 :

    Не совсем понял, какие существуют требования и правила к хранению служебных записок. Сколько времени они должны храниться до полного уничтожения? Кто отвечает за их хранение и в каком месте они должны лежать.

    Ответить
    1. АватарУльяна :

      Мне кажется что служебные записки должны храниться столько же, сколько и документы, которым они посвящены. Ну, например, написали служебку на какого-нибудь работника, чтобы его обязали что-то сделать (проверить работу компьютера). И пока работник не уволится, служебная записка должна лежать в отделе.

      Ответить
  2. АватарАркадий М. :

    Служебную записку, как я понимаю, на большом производстве пишут друг другу работники всех подразделений. Это есть внутренний документооборот и обмен информацией. Значит я могу написать такую записку, к примеру, в отдел, который мне не подчиняется? Или туда нужно писать исключительно докладные, а не служебные записки.

    Ответить
  3. АватарАня :

    Я правильно понимаю? С помощью данной записки можно пожаловаться руководству на какого-то не хорошего и нерадивого сотрудника, что недобросовестно выполняет свою работу, или как?

    Ответить
  4. АватарИван :

    Мне кажется, что служебная записка пишется не для соблюдения каких-то правил их составления, но для решения производственной проблемы. Может ли неправильное состояние таких законов стать причиной для взыскания? Насколько это законно?

    Ответить
  5. АватарАркадий М. :

    У нас был директор-самодур. Он так рьяно придирался к внутренней документации, что если находил в служебной записке орфографическую ошибку или отсутствие запятой, то дело могло закончиться объявлением выговора за халатное отношение к своим обязанностям тому, кто написал.

    Ответить
  6. АватарАлёна Морозова :

    Ни разу не слышала, чтобы приехавшая с проверкой комиссия, когда-нибудь придралась к неправильно оформленной служебной записке. Неужели такое возможно и какое наказание за это предусмотрено, если оно существует, конечно же.

    Ответить
  7. АватарIrina Kurtukova :

    У нас на заводе мастера вообще пишут служебные записки на чём придётся. Хватают всё подряд, что под руку попадётся, главное чтобы немного было свободного места. Могут даже из старой книжки листы оторвать и написать служебку. Её потом всё равно выбрасывают.

    Ответить
  8. АватарЮлия Токарева :

    IRINA — это в корне неправильно так поступать и даже, можно сказать, опрометчиво. Я так понимаю, что такое делопроизводство на вашей фирме понятия не имеют. В конце-концов, такая беспечность закончится катастрофой, вот увидите.

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: