Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.
Содержание
Как проводить совещание

Совещание в организации
О порядке проведения совещания:
- Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
- Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
- Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
- Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.
Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.
Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.
Основные моменты по ведению протокола
При ведении протокола следует знать, что:
- Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
- Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
- Только общий смысл можно записывать в документе.
- Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.
При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:
- Темы обсуждения.
- Вопросы, обсуждаемые на заседании.
- Решения, принимаемые комиссионно.
Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.
Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется
В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.
Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.
Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.
В протоколе должны отражаться следующие сведения:
- Номер по порядку и дата проведения собрания.
- Полное наименование организационной структуры.
- Каков вид документа о проведении собрания.
- Указать какое мероприятие проводится.
- Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
- Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
- Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
- Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.
Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.
Протокол о проведении совещания при главе администрации
Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.
Заполнение производится в следующем порядке:
- По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
- После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
- Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
- Перечислить, кто являлся слушателями.
- После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
- После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
- В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.
При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.
О заполнении протокола совещания при учреждении
Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.
Алгоритм заполнения:
- Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
- Далее дата и место проведения.
- Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
- Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
- Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
- Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.
Образец
Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:
Если требуется провести оперативное совещание
Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.
У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:
- Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
- Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
- Тематика совещаний примерно одна и та же.
- Выступающие все, кто приходит на совещание.
- Продолжительность поведения оперативки небольшая.
- Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.
О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет
Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:
- Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
- Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.
По истечении срока хранения выполняются следующие действия:
- Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
- Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
- Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
- Акт по уничтожению должен храниться постоянно.
Мне непонятно терминология, акт должен храниться постоянно? Разве есть в делопроизводстве такое выражение. Я бы ещё понял термин — бессрочно. Думаю, любой мало мальски разбирающийся в официальных документах, скажет, что у акта, как и любого документа, должен быть конкретный срок хранения.
На предприятиях, где у каждого административного сотрудника есть строго определенный круг обязанностей, совещания проходят регулярно, но протоколы при этом носят формальный характер. Причиной совещания служит возникновение проблемной ситуации, а лучшим подтверждением успешности совершения является решение проблемы, а не правильно составленный протокол.
Какой бы формальный характер не носили протоколы, они должны быть. В прошлом году у нас была проверка, очень серьезная. А я, не поленился, и не стал выбрасывать старые протоколы. Положил их пылиться в шкаф на полку. Сделаны они были кое-как, не по правилам и не по ГОСТу. Но, для проверяющих это было не важным, а работал главный критерий «есть или нет» протокол.. Мне помогло тогда.
Всё правильно, на каждый чих должна быть бумажка. Иначе, проверяющим что-то доказать будет невозможно.
К сожалению, бюрократия как была так и остаётся верховенствовать. Поэтому протоколы и другие документы лучше делать в двух экземплярах.
Работал у нас один ветеран заместителем директора. Был он ещё той, старой закалки. Так вот, когда он скоропостижно скончался и мы стали разбирать его кабинет, то выяснилось, что он хранил все бумажки, начиная ещё с 60-х годов. Все протоколы заседаний, создания комиссий, их решения и прочее. Мы ещё удивлялись, почему его не одна проверка не наказала. Оказалось, вот в чём причина.