Что такое табель учета рабочего времени и как он заполняется

Под табелем учета рабочего времени понимается перечень сотрудников компании с отметками об использовании времени на работе в течение определенного периода. Речь идет не только о форме изначальной документации учета, а также о документе, нужного для работы. В статье подробно излагается о том, что такое учет рабочего времени, для чего нужен и как заполняется.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени

Следует понимать, что непосредственно бланк не является обязательным. Табель может заполняться в произвольном виде, но каждая организация должна использовать свой бланк для учетного периода работы.

Однако на практике организации часто пользуются формами Т-12 и Т-13, которые рекомендуются Госкомстатом России. Это наиболее предпочтительные варианты.

Для каких целей применяется табель учета

Табель служит одним из основных документов, используемых для учета. В нем отражается информация об отработанном периоде сотрудниками.

Документ нужен также с целью:

• контроля за режимом времени работы;
• проведения расчетных операций с сотрудниками по зарплате: по имеющейся базе бухгалтера начисляют оплату труда сотрудникам, производят иные выплаты.

С помощью этого документа можно получить сведения обо всем времени, отработанном сотрудниками.

Данные сведения требуются служащим, которые осуществляют проверки, в частности:

1. Бухгалтерам. На основе документа производится расчет выплат сотрудникам, а именно зарплаты, отпускных, за командировку и прочих.
2. Налоговым инспекторам. Представителям службы нужно убедиться в правильности заполнения и исчисления налогов и страховых выплат.
3. Сотрудникам ФСС. Специалистам нужно убедиться в корректности расчета пособий социальной направленности (к примеру, пособия по беременности).
4. Сотрудникам трудовой инспекции. Они должны знать, что права работников не были нарушены.
5. Сотрудникам Росстата. Работники Росстата собирают сведения по статистике, к примеру, по данным из табеля учета рабочего времени ведется учет единой формы П-4.

В каком виде ведется табель

Обычно соответствующий табель ведется в бумажном и электронном порядке.

Заполнять его исключительно в электронном форме недопустимо, потому что после заполнения всех сведений его в любом случае нужно распечатать, чтобы в документе расписались ответственные лица.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк оформляет кадровый сотрудник или непосредственно сотрудник. Также его может заполнять руководитель отделения или табельщик, которого наняли специально для исполнения данной задачи.

Правила заполнения табеля

Документ заполняется регулярно. Ежемесячно необходимо оформлять новый табель. Поэтому порядковый номер должен совпадать с месяцем, когда документ составлялся. В табеле необходимо отражать каждый день.

Табель начинается с первого числа месяца, в бухгалтерский отдел передается дважды в месяц с целью выполнения расчетов авансовых платежей, а также месячной зарплаты.

При оформлении документа используется единая система обозначений. В нем учитывается отработанный период, согласно правилам «для 1-й должности служит 1 позиция».

Учитываются лишь сотрудники, с которыми оформлялся трудовой договор, включая внутренних совместителей – по ним следует прописать информацию два раза.

Не принимаются во внимание сведения по следующим сотрудникам:

• работающим в неофициальном порядке;
• работникам, трудящимся на условиях внешнего совместительства;
• сотрудникам, работающим по ГПХ.

При составлении документа должны правильно заполняться титульный лист и таблица.

В титульном листе заполняются следующие данные:

1. Наименование организации (название можно указать кратко, согласно Уставу).
2. Коды по ОКПО и ОКУД.
3. Номер – это система нумерации, которую организация может выбрать по своему усмотрению. К примеру, номера могут присваиваться последовательно в течение года.
4. Время отчета – это месяц, где указывается начало и завершение ведения табеля.
5. Дата заполнения – это последний день, после чего его подписывают ответственные лица.

После этого табель направляется на хранение в архив.

В табличной части заполняются такие графы, как:

1. Номер. В 1-ой графе указывается номер по порядку, присваиваемый всем работникам.
2. Личные сведения работника. ФИО, должность и номер по табелю заносится во 2-ой и 3-ей графе. Сведения должны соответствовать данным, указанным в личных карточках сотрудников.
3. Пометки о явке и неявке. Об этом говорится в 4-ом пункте. При этом сверху нужно указать код, а снизу – отработанные по факту часы. Графа заполняется ежедневно.
4. Дни и часы, которые сотрудник провел на работе за полмесяца. Сведения указываются в 5-й графе. Получается, что рабочий период учитывается по обоим параметрам.
5. Та же информация, что и в предыдущей графе, но за целый месяц. Данные фиксируются в 6-м пункте.
6. Далее указывается информация, необходимая для подсчета платы за месяц. Конкретные данные указываются в 7-м, 8-м и 9-м столбце.
7. Отсутствие сотрудника на рабочем месте. Если это произошло, то этот факт заносится в 10-й, 11-й, 12-й и 13-й пункт.
8. Число неявок на работе за целый месяц. В сумме указывается число неявок, если это имело место. Их прописывают в 14-м пункте по дням и часам.
9. Коды, обозначающие причины отсутствия. Их отображают в 15-м и 16-м столбцах.
10. Число выходных и праздников – в 17-м столбце.

В результате рабочий период учитывается в полном объеме со всеми данными по датам.

В конце проставляются подписи ответственных сотрудников, а именно:

• работник, ведущий табель;
• кадровик;
• руководитель отделения.

Отметки об отпуске в табеле учета

В соответствии с законодательством в России действуют такие отпуска:

• основной оплачиваемый;
• дополнительный оплачиваемый;
• для получения образования, оплачиваемый;
• для обучения без зарплаты;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком до трехлетнего возраста;
• за свой счет без заработной платы;
• дополнительные дни без зарплаты.

Коды отдыха оформляют, как в рабочие, так в выходные и праздничные дни. Основной оплачиваемый отпуск обозначается как ОТ-09, дополнительные дни с оплатой – ОД-10. Дни за свой счет отмечаются как ДО-16 (при предварительном согласовании с нанимателем) и как ОЗ-17 при обязательности по трудовому законодательству.

Учебный период с сохранением оплаты отмечается как У-13, а без сохранения оплаты УД-13. А обозначение Р-14 означает выплату пособия.

Условные обозначения, которые используются в табеле

Отметки в документе прописываются следующим образом:

• Я – означает явку;
• В – выходной день;
• ОТ – отпуск;
• РП – явка в выходной или отработка;
• К – командировка;
• ПК – повышение квалификации;
• У – отпуск для учебы, когда сотрудника вызывают в учреждение для прохождения обучения;
• Т – неоплачиваемый больничный без оформления соответствующего листка.

Под «Я» следует указать число часов работы. Данная информация указывается ежедневно.

Электронный табель учета рабочего времени

В настоящее время форма документа стала доступна в программе 1С Бухгалтерии 8.3. До этого работникам приходилось заполнять его в экселе.

Найти ее можно следующим образом:

1. Открыть раздел «Зарплата и кадры».
2. «Кадровый учет».
3. «Отчеты по кадрам».
4. «Табель».

Документ заполняется по производственному календарю на базе следующей информации:

• производственного графика;
• отпуска;
• больничного;
• информации о приеме на работу;
• информации об увольнении.

Календарь соответствует праздникам и выходным, утвержденным Правительством.

Однако в нем возможно указывать свои изменения, к примеру, добавить дни отдыха, принятые в конкретном регионе. Для этого нужно зайти в соответствующий раздел и выполнить требуемые настройки.

Перед формированием отчетных данных, следует убедиться в правильности настроек производственного календаря, начислении отпускных и больничных. Рабочее время не отразится на табеле. Поэтому этот показатель проверять необязательно.

Для применения программы со всеми актуальными данными, должен быть заключен действующий договор 1С:ИТС.

Табель позволяет лучше организовать бухгалтерскую работу, а также облегчает процесс проверки надзорным инстанциям. Он показывает отработанное время сотрудниками, на основе которого с ними производится расчет.

Видео о правильном заполнении табеля временного учета работника: