Может ли ИП работать без печати? Законность, решения

Современное законодательство разрешает ИП применять печать по своему усмотрению. Если этот элемент отсутствует – контрагенты и партнёры могут засомневаться в компании. Поэтому есть вероятность, что потребуют письмо об отсутствии печати. Главный вопрос – может ли ИП работать без печати, не нарушая закон.

Документооборот ИП: основные понятия

Единого перечня обязательных документов для индивидуальных предпринимателей не существует

Точного списка документов, обязательных для любого индивидуального предпринимателя, не существует.

Перечень необходимых бумаг меняется под влиянием некоторых факторов:

1. Решения, принятые самим ИП.
2. Условия труда.
3. Место регистрации предприятия, контролирующий орган, отвечающий за это.
4. Сфера, в которой ведется деятельность.

Значение имеет и выбранный режим налогообложения. В случае с ОСНО стандартный перечень документации выглядит следующим образом:

• Книга учёта доходов и расходов;
• Книга покупок и продаж, с описанием НДС;
• декларация НДС;
• декларация 4-НДФЛ;
• форма 3-НДФЛ.

В случае с ЕСНХ или УСН понадобятся декларации и книги учётов по расходам, доходам.

Единый налог на вменённый доход предполагает оформление:

1. КУДиР.
2. Учёт по физическим данным.
3. Налоговые декларации согласно стандартным формам.

Специальная документация ведётся предпринимателями, у которых есть официально оформленные сотрудники.

Обязательно оформляется отчётность для ФНС, ПФ РФ, ФСС РФ. А также налоговая декларация с формой 2-НДФЛ, среднесписочная численность сотрудников – обязательные сведения для ФНС.

4-ФСС – форма для Фонда Социального страхования. СЗВ-М, РСВ-1 – отчётная документация при взаимодействии с ПФ РФ.

Не обойтись предпринимателям и без следующих разновидностей кадровых документов:

1. Учёт БСО, оформленный в приходно-расходной книге.
2. Книга учёта движения относительно трудовых книжек.
3. Табели, где описывают рабочее время.
4. Правила внутреннего распорядка.
5. Личные карточки подчинённых, с формой Т2.
6. Штатное расписание вместе с графиками по отпускам. Эти документы представляют контролирующим органам каждый год.
7. Должностные инструкции.
8. Приказы о приёме граждан на работу.
9. Составленные трудовые соглашения.

Могут ли ИП работать без печати?

По закону предприниматели могут вести свою деятельность без печатей

Законы РФ сейчас устроены так, что применять печать всегда они не обязывают. То есть предприниматель вправе вести коммерческую деятельность сразу после регистрации в налоговой службе и подписания бумаг.

Оформлять фирменный штамп нужно далеко не в каждой ситуации. Если ИП обходится без этого элемента – он не нарушает действующих правил. Но при этом нет законов, которые ограничивают предпринимателей в получении собственных штампов.

Такие варианты заверения – не обязанность ИП, а право. Но многие предприниматели соглашаются с расходами на оформление печати, чтобы потом оформлять документы в качестве юридических лиц.

На такое решение тоже есть свои причины:

1. У клиентов и партнёров больше доверия к документам, оформление которых сопровождает оттиск фирменной печати.
2. Некоторые банки отказываются открывать счета предпринимателям, если подобные детали отсутствуют.

Как написать письмо о работе ИП с отсутствием печати?

Форма при составлении документа — произвольная. Стиль – официально-деловой, без разговорных выражений. Лист формата А4 в белом цвете – стандартный инструмент при оформлении. Исключают различные неточности с орфографическими ошибками.

Следующим образом описывают примерную структуру писем:

1. Правый верхний угол обычно посвящён сведениям о том, кто пишет письмо, кто выступает адресатом. Обязательно наличие ФИО руководителя организации, ИНН, КПП, ОГРН. Адрес тоже указывают в полной форме. 
2. Середину отводят для наименований бумаги. Чаще всего применяют термин «уведомление о порядке оформления документов».
3. Далее следует основной текст. С реквизитами предпринимателя, у которого инструмента нет. Каждый документ оформляют с проставлением личных подписей. Этот же раздел содержит ссылку на законодательный акт №129 — ФЗ. Он как раз подтверждает, что к обязанностям применение таких приспособлений не относят, это только права.
4. Последними идут личные подписи с датой составления документов.

Отсутствие таких деталей приводит к отказам некоторых контрагентов работать с ИП. Это связано с желанием защититься от обмана.

Печатные элементы придают солидности компании, способствуют созданию положительного имиджа.

Как подписывать документы?

Если печать не используется, на официальные документы ставится только подпись руководителя

Если инструмент не применяют – руководитель обходится одной подписью. Там, где этот элемент должен быть проставлен, его заменяют отметкой «б/п».

Отсутствие штампа не должно быть единственной причиной для какой-либо дискриминации, только по этому признаку. Но вторая сторона часто вынуждена применять решения из-за требований клиентов, контрагентов.

Товарные чеки и трудовые книжки всё-таки относятся к документам, требующим печати при любых обстоятельствах.

Для чего нужна печать: сферы применения

Некоторые ситуации складываются так, что печать применяют любые предприниматели.

Их описывают следующим образом:

1. При оформлении наёмных сотрудников.
2. При оформлении путевых листов, приходных документов, кассовых ордеров. Расходные кассовые ордеры можно не сопровождать дополнительными инструментами.
3. Когда работа не обходится без бумаг строгой отчётности – вроде товарных чеков и накладных, других бланков. Проставление печатей понадобится, если плата ИП поступает, но нет кассового оборудования для оформления.
4. В случае открытия расчётных счетов. Многие банки практикуют это правило, хотя и далеко не все. Чековые книжки не оформляют без этой детали, иначе правила нарушают.
5. Участие в госзаказах. Котировочные заявки не принимают, если элемент отсутствует.

Если есть планы взаимодействовать с крупными организациями, не важно, идёт речь о частной или государственной компании, отношение станет серьёзнее, если у ИП есть инструменты заверения.

Нюансы приобретения и использования

Бизнесмен сам выбирает внешний вид и форму печати

Для получения такого инструмента требуется пройти несколько шагов:

• выбор фирмы, предлагающей услуги по изготовлению;
• прийти к специалисту с документацией на руках;
• отдельный выбор не только оттиска, но и общего внешнего вида;
• оплата заказа;
• получение заказа.

На последнем этапе клиент приносит с собой паспорт, либо доверенность, если решение вопроса доверили третьему лицу. Изготовление редко занимает больше 1 дня. Старые приспособления остаются действительными навсегда, об этом тоже важно помнить.

Выбор рисунка на оттиске – ответственность предпринимателя. Потом это изображение наносят на каждый документ.

Элементы выпускают ручного либо автоматического типа. При документообороте с небольшими объёмами больше подходит первый вариант. Небольшие габариты приспособлений упрощают их эксплуатацию в дороге, на разных встречах. Актуальность второго решения – наоборот, возрастает для крупных компаний. Такие решения дороже, но зато для утверждения бумаг при их использовании нужно меньше времени.

Какие требования предъявляют к печатям?

В нашей стране приспособления изготавливаются по следующим законодательным требованиям:

1. Форма. Допустимы круглые, квадратные или треугольные варианты.
2. Обязательное наличие сведений, касающихся работы предпринимателя.
3. Нельзя использовать символику, если другие предприятия уже выбрали её. Запрещено ставить государственные гербы, другие похожие изображения.

У каждой формы есть свои ограничения по размерам: 35-50 мм – стандартная длина сторон у треугольников, 70-100 мм —  одно из возможных решений.

Производители сами обычно знают о том, какие правила сейчас действуют в отношении таких печатей. Поэтому они заранее разрабатывают шаблоны.

Печать не относят к важным атрибутам у предпринимателя. Этот элемент повышает престиж любой компании. Поэтому многие руководители соглашаются с дополнительными расходами в этом направлении. После предварительного изучения существующих изделий выбирают рисунок, удовлетворяющий потребности. Товар стоит от 300 до 1000 рублей. Индивидуальные характеристики заказа влияют на точные цифры. Влияние оказывают материалы, дополнительная защита.

Видео о печатях для ИП: