Какие реквизиты относятся к юридически значимым, что такое электронный документооборот

Составление документа — это важный шаг, который необходим для подтверждения действий или фактов. Правильно указанные реквизиты необходимое для того, чтобы документ стал законным, однако не все люди знают, какие реквизиты относятся к юридически значимым.

Какие реквизиты первичного документа необходимы?

юридически значимые реквизитыПосле подписания документа должностным лицом можно установить подлинность документа. Юридическая сила подтверждается электронной подписью. Сертификат удостоверяет идентичность подписи.

Следует отметить, что существует несколько десятков реквизитов. В государственный стандарт включены реквизиты, которые ни в одном виде бумаг не встречаются вместе. Назначение и правила составления определяются формуляром конкретного вида документа.

Если реквизиты постоянные, то они не меняются никогда или длительное время, а переменные могут поменяться (текст или дата).

Юридически значимые реквизиты документа

значимые реквизитыЕсли официальная бумага может доказать определенные факты, то она имеет юридическую силу.

Юридически значимы следующие реквизиты:

  1. Печать.
  2. Текст.
  3. Наименование организации (автор документа).
  4. Вид документа.
  5. Дата подписания или дата принятия.
  6. Санкционирующий содержание гриф.
  7. Регистрационный номер.
  8. Гриф согласования.

Что такое электронный документооборот?

электронный документооборотПолитика подобного документооборота содержит стандарты и руководящие принципы, определяющие организацию создания аутентичных, полных, надежных и доступных документов и управления ими с течением времени.

В политику включены все соответствующие процессы, начиная с захвата цифрового документа и заканчивая его возможным уничтожением или долгосрочным сохранением.

Метаданные — это информация в электронной форме, связанная с файлом и не зависящая от его содержания. Основной функцией метаданных является предоставление информации о характеристиках записи, её производственной единице, а также об административной функции и порядке, к которому он принадлежит.

Метаданные могут храниться либо в самом файле, либо в отдельных репозиториях, при условии, что последние обеспечивают точную ссылку между информацией и метаданными.

Электронный файл — это набор цифровой информации. Он соответствует административному файлу, независимо от того, какой вид информации в нем содержится. 

Это компьютерная система, предназначенная для контроля, хранения и управления офисными файлами. Она управляет электронными файлами и записями на этапе административной деятельности и позволяет их модифицировать. Пользователи системы контролируют разработанные в системе процессы документооборота, а также назначение минимально необходимых обязательных и дополнительных метаданных.

Фиксация — это процесс, который помечает ввод данных в систему документооборота и присваивает им уникальный идентификатор. Во время фиксации назначаются минимальные обязательные метаданные для установления связи между файлом, его автором и контекстом, в котором был произведен документ.

Оцифровка заключается в получении электронного изображения оригинального документа на не электронном носителе в условиях, обеспечивающих его достоверное соответствие.

Временная метка — это механизм, позволяющий неопровержимым образом доказать, что набор данных существовал в определенный момент времени и с этого момента не претерпел изменений. Временная метка гарантирует подтверждение аккредитации даты и времени любой операции или сделки, совершенной с помощью электронных систем.

Юридическая сила электронного документа

возможности электронного документооборотаСредства доказательства подлинности подобной информации являются более сложными и дорогостоящими.

В таких случаях компьютерные специалисты должны проанализировать всю информацию «под» видимой частью файла — метаданные.

Метаданные обычно используются для анализа того, был ли изменен документ и дата его создания или последнего изменения. Кроме того, всегда будет полезной любая дополнительная информация (письма, отправленные между сторонами, текстовые сообщения, звонки, события и т.д.).

Видео об особенностях электронного документооборота: 

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *